一個精益辦公室管理體系可以影響到整個企業(yè)中的各個層級的管理流程，通過價值流管理分析實現(xiàn)建立一個精益辦公室的好處在于：

　　優(yōu)化企業(yè)層級的流程：和外部客戶及供應(yīng)商打交道的流程，如訂單入口、客戶服務(wù)、支付賬戶、收款賬戶、市場/銷售、調(diào)研開發(fā)、產(chǎn)品開發(fā)、以及分銷。精益管理工具能夠用來簡化、加速這些流程。

　　優(yōu)化組織層級的流程：在你的企業(yè)里關(guān)鍵的支持性流程，如信息技術(shù)、人力資源、工程部門、以及采購部門。精益能夠簡化這些流程，并提升它們的效率。

　　優(yōu)化部門層級的活動：精益能夠減少那些增加時間但是價值極低甚至沒有價值的活動。它能根據(jù)客戶拉動來建立流、減少途中傳輸、提高部門的整體業(yè)績。

　　優(yōu)化個人層級的任務(wù)：精益能夠減少文書工作、手工登記、以及標(biāo)準(zhǔn)化工作步驟中的錯誤，幫助改善企業(yè)車間，分清每個人的角色及責(zé)任。

　　開始在將精益工具應(yīng)用于辦公環(huán)境之前，我們必須理解整個工作流程。正如我們繪制價值流圖、集中極力縮短生產(chǎn)中的提前期、消除生產(chǎn)中的浪費一樣，我們必須通過價值流管理分析，繪制出管理流程，以更好地理解他們并消除浪費。

　　如下訂單、報價、做計劃、采購、產(chǎn)品開發(fā)、以及其他的流程中，到處都是浪費。事實表明，服務(wù)和管理流程中，有75-90%的步驟是不增值的，這在精益的定義中就是浪費。這些造成浪費的步驟就導(dǎo)致了延遲和客戶的不滿意。因為精益思維中一個關(guān)鍵的規(guī)則就是將收到客戶訂單到完成這個訂單之間的時間縮到最短，所以查看整體提前期是非常關(guān)鍵的。

　　要發(fā)現(xiàn)這些流程中的浪費，我們必須將它們繪制成圖。在我們找到浪費(不增值的步驟)并確定了要對此做什么之后，我們就可以應(yīng)用原始的精益工具了。例如拉動式系統(tǒng)、持續(xù)流、協(xié)同定位、使用站點存儲、5S、可視化管理、以及防錯。

　　其次，我們必須要收集數(shù)據(jù)，但是我們可以從管理流程中能收集的數(shù)據(jù)將非常有限。辦公室精益不像生產(chǎn)精益，生產(chǎn)精益是基于數(shù)據(jù)的，它是驅(qū)動決策的。對于辦公和管理流程，決定使用什么數(shù)據(jù)取決于想要回答那些與價值流相關(guān)的問題以及是如何通過這些流程來定義產(chǎn)品或者服務(wù)的。

　　例如，如果我們的目的是要減少工程改變訂單(ECNs)的數(shù)量，那么就要將ECNs定義為產(chǎn)品，同時找出所有ECN的數(shù)量、周期、在流程中排隊的時間、以及整體的循環(huán)時間。通過這些信息，我們就能找到問題最有可能出在哪里，然后在你“未來狀態(tài)”的流程中消除浪費區(qū)。

　　精益管理是一個已經(jīng)被證實過的系統(tǒng)化的方法，能夠被用于消除或減少產(chǎn)品制造或服務(wù)提供中的浪費，同時將成本盡可能降到最低。它不僅僅能夠被用于車間，精益管理可以用于企業(yè)中每一個系統(tǒng)、每一個流程、以及每一個人。

　　1、優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)。如果能適當(dāng)將組織機(jī)構(gòu)扁平化，盡量去除一切多余的環(huán)節(jié)與人員，就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時有效，快速回應(yīng)市場動向，提高管理效率。其次，要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現(xiàn)象，實行資源共享。精益爭霸，跨部門人員的再學(xué)習(xí)，不失為一個有利舉措，更易讓大家換位思考，使每個機(jī)構(gòu)組織之間，更加緊密配合。

　　2、強(qiáng)化辦公室5S管理。辦公空間安排的合理與否，通常也會影響工作效率。經(jīng)常有業(yè)務(wù)接觸的部門可以安排辦公地點近距離，減少“搬運”浪費;對文件進(jìn)行歸檔分類管理;減少工作中分散注意力的信息數(shù)量，如垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò);清理“視覺污染“，如過期的文件、不用的信箋等等……如此種種，對辦公室進(jìn)行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養(yǎng)，就可營造“亮麗”的工作環(huán)境，讓人心情舒暢，更添工作信心。

　　3、消除日常浪費。其實，在辦公室的行政流程里，往往有很多難以定義的浪費，沒有生產(chǎn)區(qū)域那么顯而易見，所以，我們更應(yīng)從細(xì)節(jié)處著手，識別辦公室浪費。我們要培養(yǎng)自我節(jié)儉的意識，減少電力、紙張等能源消耗，努力營造大家共同遵守的“隨手”氛圍，如紙張重復(fù)利用、離開xx分鐘關(guān)掉電腦顯示器、白天關(guān)閉走廊亮燈、洗手后隨手關(guān)掉水龍頭等，從每一個細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)浪費、消除浪費。同時要治理人浮于事的現(xiàn)象，上班時間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次，還要適當(dāng)授權(quán)，簡化行政審批手續(xù)、減少等待時間。